PECAH FILE EXCEL MENJADI BEBERAPA FILE BERDASARKAN KATEGORI TERTENTU DENGAN CEPAT

Sebagai pengolah data, kadang kita menerima file gabungan dengan beberapa kategori dalam satu sheet dan satu file, Seringkali kita mendapat tugas untuk memecah file tersebut menjadi beberapa file berdasarkan kategori tertentu. Kalau jumlah kategori-nya kecil tidak masalah jika dikerjakan secara manual, tapi jika jumlah kategori banyak maka akan susah dan mamakan waktu lama jika dikerjakan secara manual, apalagi jika kita sedang dikejar deadline tentunya akan ngeri-ngeri sedap. Lantas bagaimana solusi memecah file berdasarkan kategori dengan cepat?. Berikut ini akan kita ulas cara PECAH FILE EXCEL MENJADI BEBERAPA FILE BERDASARKAN KATEGORI TERTENTU DENGAN CEPAT.
Persiapan yang kita butuhkan:

1. PC yang sudah terinstal Microsoft Office, khususnya microsoft Excel dan sudah di aktivasi, pada tulisan ini, kami praktek menggunakan Ms. Office 2010.
2. File excel yang akan dibagi berdasarkan kategori tertentu, bisa diunduh disini.
3. Kopi satu cangkir (Untuk menghindari Ngantuk).
4. Iman yang kuat (Kalau waktunya Sholat berhenti dulu bro buat sholat - Khusus Muslim).
Selanjutnya akan kita uraikan langkah-langkahnya:

1. Siapkan file excel dengan data yang sudah terkategori, pada praktek ini saya menggunakan data fiktif kumpulan penduduk di suatu kota yang akan kita pecah berdasarkan kategori kelurahan. Untuk praktek silahkan unduh filenya disini.

Gambar 1. Kolom kelurahan yang digunakan sebagai acuan pemecahan kategori.

2. Blok kolom Nama Kelurahan (Kolom F) pindah ke kolom ke (Kolom B). Penting agar tidak keliru, rumus ini saya buat khusus untuk kategori yang di letakkan di Kolom B, jika kita letakkan kategori di kolom selain Kolom B maka pemecahan file tidak akan berhasil. Cara pindah bisa dengan cara Blok (Kolom F) ->> Kemudian Tekan tombol Ctrl+X ->> Blok (Kolom B) -->> Klik Kanan Pilih Muncul (Insert Cut Cell).

Gambar 2. Proses pemindahan kolom kelurahan (Kolom F) Ke (Kolom B).

Gambar 3. Kolom kelurahan berhasil dipindah ke (Kolom B).

3. Tekan tombol ALT+F11 untuk menampilkan editor VBA Macro.

4. Klik satu kali This Workbook->> pilih Insert ->> Module

Gambar 4. Proses menampilkan kolom Module Editor VBA Macro.

5. Copas script VBA Macro Berikut ke dalam editor Module.

Sub SplitSheetDataIntoMultipleWorkbooksBasedOnSpecificColumn() Dim objWorksheet As Excel.Worksheet Dim nLastRow, nRow, nNextRow As Integer Dim strColumnValue As String Dim objDictionary As Object Dim varColumnValues As Variant Dim varColumnValue As Variant Dim objExcelWorkbook As Excel.Workbook Dim objSheet As Excel.Worksheet Set objWorksheet = ActiveSheet nLastRow = objWorksheet.Range("A" & objWorksheet.Rows.Count).End(xlUp).Row Set objDictionary = CreateObject("Scripting.Dictionary") For nRow = 2 To nLastRow 'Pilih kategori khusus 'Disini saya gunakan kolom B 'Gunakan Kolom B dalam kasus lain strColumnValue = objWorksheet.Range("B" & nRow).Value If objDictionary.Exists(strColumnValue) = False Then objDictionary.Add strColumnValue, 1 End If Next varColumnValues = objDictionary.Keys For i = LBound(varColumnValues) To UBound(varColumnValues) varColumnValue = varColumnValues(i) 'Script buat workbook baru Set objExcelWorkbook = Excel.Application.Workbooks.Add Set objSheet = objExcelWorkbook.Sheets(1) objSheet.Name = objWorksheet.Name objWorksheet.Rows(1).EntireRow.Copy objSheet.Activate objSheet.Range("A1").Select objSheet.Paste For nRow = 2 To nLastRow If CStr(objWorksheet.Range("B" & nRow).Value) = CStr(varColumnValue) Then 'copy data dengan clom B yang sama sebagai nilai kategori objWorksheet.Rows(nRow).EntireRow.Copy nNextRow = objSheet.Range("A" & objWorksheet.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1 objSheet.Range("A" & nNextRow).Select objSheet.Paste objSheet.Columns("A:B").AutoFit End If Next Next End Sub

Gambar 5. Copas Script Pecah File di Editor Modul VBA macro.

6. Jalankan perintah/script dengan menekan tombol play seperti berikut:

Gambar 6. Tombol Play.

7. Jika berhasil maka akan dijalankan proses running, dan akan terbentuk file baru sebanyak jumlah kategori. Dalam contoh praktek tulisan ini terdapat 24 kategori kelurahan, maka nanti akan terbentuk 24 file workbook baru seperti gamvbar berikut.

Gambar 7. Workbook Baru sesuai kategori

8. Silahkan Buka dan simpan satu-persatu file Workbook baru tersebut kedalam folder yang anda inginkan.
9. Selesai.

Demikian tutorial tentang bagaimana cara PECAH FILE EXCEL MENJADI BEBERAPA FILE BERDASARKAN KATEGORI TERTENTU DENGAN CEPAT. Semoga artikel ini bermanfaat.
Catatan Penting: Jika tampilan VBA macro (ALT+F11) tidak muncul maka kalian perlu mengaktifkan VBA Macro Ms. Excel di PC anda, caranya akan saya bahas pada tulisan berikutnya.

Jangan lupa, like, comment, dan subscribe youtube channel onny putranto disini, untuk mendapatkan update tutorial IT terbaru. Terima kasih.