PECAH FILE EXCEL MENJADI BEBERAPA FILE BERDASARKAN KATEGORI TERTENTU DENGAN CEPAT

thumbnail
Sebagai pengolah data, kadang kita menerima file gabungan dengan beberapa kategori dalam satu sheet dan satu file, Seringkali kita mendapat tugas untuk memecah file tersebut menjadi beberapa file berdasarkan kategori tertentu. Kalau jumlah kategori-nya kecil tidak masalah jika dikerjakan secara manual, tapi jika jumlah kategori banyak maka akan susah dan mamakan waktu lama jika dikerjakan secara manual, apalagi jika kita sedang dikejar deadline tentunya akan ngeri-ngeri sedap. Lantas bagaimana solusi memecah file berdasarkan kategori dengan cepat?. Berikut ini akan kita ulas cara PECAH FILE EXCEL MENJADI BEBERAPA FILE BERDASARKAN KATEGORI TERTENTU DENGAN CEPAT.
Persiapan yang kita butuhkan:

1. PC yang sudah terinstal Microsoft Office, khususnya microsoft Excel dan sudah di aktivasi, pada tulisan ini, kami praktek menggunakan Ms. Office 2010.
2. File excel yang akan dibagi berdasarkan kategori tertentu, bisa diunduh disini.
3. Kopi satu cangkir (Untuk menghindari Ngantuk).
4. Iman yang kuat (Kalau waktunya Sholat berhenti dulu bro buat sholat - Khusus Muslim).
Selanjutnya akan kita uraikan langkah-langkahnya:

1. Siapkan file excel dengan data yang sudah terkategori, pada praktek ini saya menggunakan data fiktif kumpulan penduduk di suatu kota yang akan kita pecah berdasarkan kategori kelurahan. Untuk praktek silahkan unduh filenya disini.
Gambar 1. Kolom kelurahan yang digunakan sebagai acuan pemecahan kategori.

2. Blok kolom Nama Kelurahan (Kolom F) pindah ke kolom ke (Kolom B). Penting agar tidak keliru, rumus ini saya buat khusus untuk kategori yang di letakkan di Kolom B, jika kita letakkan kategori di kolom selain Kolom B maka pemecahan file tidak akan berhasil. Cara pindah bisa dengan cara Blok (Kolom F) ->> Kemudian Tekan tombol Ctrl+X ->> Blok (Kolom B) -->> Klik Kanan Pilih Muncul (Insert Cut Cell).

Gambar 2. Proses pemindahan kolom kelurahan (Kolom F) Ke (Kolom B).


Gambar 3. Kolom kelurahan berhasil dipindah ke (Kolom B).

3. Tekan tombol ALT+F11 untuk menampilkan editor VBA Macro.
4. Klik satu kali This Workbook->> pilih Insert ->> Module


Gambar 4. Proses menampilkan kolom Module Editor VBA Macro.

5. Copas script VBA Macro Berikut ke dalam editor Module.
Sub SplitSheetDataIntoMultipleWorkbooksBasedOnSpecificColumn() Dim objWorksheet As Excel.Worksheet Dim nLastRow, nRow, nNextRow As Integer Dim strColumnValue As String Dim objDictionary As Object Dim varColumnValues As Variant Dim varColumnValue As Variant Dim objExcelWorkbook As Excel.Workbook Dim objSheet As Excel.Worksheet Set objWorksheet = ActiveSheet nLastRow = objWorksheet.Range("A" & objWorksheet.Rows.Count).End(xlUp).Row Set objDictionary = CreateObject("Scripting.Dictionary") For nRow = 2 To nLastRow 'Pilih kategori khusus 'Disini saya gunakan kolom B 'Gunakan Kolom B dalam kasus lain strColumnValue = objWorksheet.Range("B" & nRow).Value If objDictionary.Exists(strColumnValue) = False Then objDictionary.Add strColumnValue, 1 End If Next varColumnValues = objDictionary.Keys For i = LBound(varColumnValues) To UBound(varColumnValues) varColumnValue = varColumnValues(i) 'Script buat workbook baru Set objExcelWorkbook = Excel.Application.Workbooks.Add Set objSheet = objExcelWorkbook.Sheets(1) objSheet.Name = objWorksheet.Name objWorksheet.Rows(1).EntireRow.Copy objSheet.Activate objSheet.Range("A1").Select objSheet.Paste For nRow = 2 To nLastRow If CStr(objWorksheet.Range("B" & nRow).Value) = CStr(varColumnValue) Then 'copy data dengan clom B yang sama sebagai nilai kategori objWorksheet.Rows(nRow).EntireRow.Copy nNextRow = objSheet.Range("A" & objWorksheet.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1 objSheet.Range("A" & nNextRow).Select objSheet.Paste objSheet.Columns("A:B").AutoFit End If Next Next End Sub


Gambar 5. Copas Script Pecah File di Editor Modul VBA macro.

6. Jalankan perintah/script dengan menekan tombol play seperti berikut:


Gambar 6. Tombol Play.

7. Jika berhasil maka akan dijalankan proses running, dan akan terbentuk file baru sebanyak jumlah kategori. Dalam contoh praktek tulisan ini terdapat 24 kategori kelurahan, maka nanti akan terbentuk 24 file workbook baru seperti gamvbar berikut.
Gambar 7. Workbook Baru sesuai kategori

8. Silahkan Buka dan simpan satu-persatu file Workbook baru tersebut kedalam folder yang anda inginkan.
9. Selesai.

Demikian tutorial tentang bagaimana cara PECAH FILE EXCEL MENJADI BEBERAPA FILE BERDASARKAN KATEGORI TERTENTU DENGAN CEPAT. Semoga artikel ini bermanfaat.
Catatan Penting: Jika tampilan VBA macro (ALT+F11) tidak muncul maka kalian perlu mengaktifkan VBA Macro Ms. Excel di PC anda, caranya akan saya bahas pada tulisan berikutnya.

Jangan lupa, like, comment, dan subscribe youtube channel onny putranto disini, untuk mendapatkan update tutorial IT terbaru. Terima kasih.



Jual STB ZTE B760H, STB ZTE B760H root, STB ZTE murah, WA 081515119909

thumbnail

Jual STB ZTE B760H (second)
Kelebihan:
1. Sudah Full ROOT+unlock (bebas instal aplikasi apk)
2. Support TV LED dan TV tabung (PAKAI KABEL RCA GRATIS)
3. Support USB Flashdisk, external HDD dan Micro SD
4. Support keyboard dan Mouse
5. Cocok digunakan sebagai Mini PC
6. Dapat digunakan untuk streaming youtube langsung di TV anda.
7. Dapat digunakan untuk nonton Movie sepuasnya.
8. Support Wifi + Lan
9. Bisa dimodifikasi sebagai monitor CCTV
10. Sudah terinstal Playstore

Kelengkapan
1. Kabel RCA
2. Kabel HDMI
3. Adaptor
4. Remote
5. Kabel Lan
6. STB ZTE B760H

Aplikasi Tambahan
1. Perfect Player (Untuk menangkap cxxnel premium gratisan/berbayar)
2. Youtube
3. Apptoide
4. Internet Browser
6. Apex Launcher
7. Superuser
8. PLAYSTORE
9. Mobdro
10. Iflix
11. Bisa tambah aplikasi sepuasnya.

Penting: STB ZTE B760H baru bisa digunakan untuk menonton TV, jika di lokasi sudah tersedia Akses Internet Unlimited

Harga Normal: Rp. 195.000,-
Promo: Beli STB ZTE B760H + 180 Channel Premium Dalam dan Luar Negri Bersubtitle Indonesia Gratis Selama 1 Bulan Hanya Rp. 210.000,- (10 Pembeli Pertama)
SMS/W.A: 081515119909
keyboard stb zte,kegunaan stb zte,jual stb zte unlock,jual stb zte unlock,jual stb zte b760h unlock,jual stb zte b760h,jual stb zte,jenis stb zte,Hash stb zte b760h,firmware stb zte b760h versi 2017,firmware stb zte b760h versi 2016,firmware stb zte b760h original,firmware stb zte b760h full root,firmware stb zte b760h 2018,driver stb zte b760h,driver stb zte,downgrade stb zte b760h,downgrade stb zte,cara setting stb hybrid zte,cara reset stb zte useetv,

MEMBUAT KARTU PESERTA BERFOTO MENGGUNAKAN MAIL MERGE (JUMLAH BANYAK+FOTO+SATU HALAMAN BANYAK KARTU)

thumbnail
Assalamualaikum wr. wb
Postingan ini merupakan kelanjutan dari paket tutorial mail merge. Agar tutorial ini nyambung bagi dengan tutorial sebelumnya, alangkah baiknya silahkan baca postingan sebelumnya berikut:
1. MEMBUAT SERTIFIKAT MENGGUNAKAN MAIL MERGE (MICROSOFT WORD & MICROSOFT EXCEL)
2. MEMBUAT SERTIFIKAT PLUS FOTO PENERIMA MENGGUNAKAN MAIL MERGE
Tutorial ini mirip dengan tutorial nomor 2 pada postingan saya mengenai pembuatan sertifikat plus foto menggunakan mail merge, yang membedakan adalah jumlah data mail merge dalam satu halaman, contoh tutorial nomor dua, di dalam satu halaman terdiri dari satu data sertifikat, namun berbeda pada tutorial kali ini yaitu di dalam satu halaman terdiri dari beberapa data kartu peserta.

A. MANFAAT TUTORIAL

1. Menghemat Kertas saat pencetakan(1 Lembar kertas terdiri dari beberapa Kartu Peserta)
2. Menyeragamkan format kartu peserta dari seluruh peserta.
3. Menghemat waktu.

B. ALAT DAN BAHAN

1. File Format Kartu Peserta(Ms. Word) yang sudah kita unduh.
2. File Daftar Nama Peserta (Ms. Excel) yang sudah kita unduh (Sama dengan file pada tutorial Nomor 2).
3. Foto Peserta  (Sama dengan file pada tutorial Nomor 2)..

C. LANGKAH-LANGKAH

1. Tutup File Daftar Peserta (Ms. Excel)

2. Buka File Format Kartu Peserta(Ms. Word) atau buat tabel dengan 2 baris dan 2 kolom.
3. Gunakan langkah untuk melakukan mailing seperti tutorial sebelumnya, baca disini
Untuk mengingat pilih menu Mailing ->> Select Recipients ->> Use Existing List ->> Cari file Excel ->> Pilih Sheet Nya. Seperti gambar ilustrasi dibawah ini:




4. Ganti Tulisan Peserta dengan cara Block Tulisan->> Insert Merge Field ->> Status Peserta

5. Ganti Tulisan Nama Peserta (Onny Dripidha Martha Putranto) dengan cara Block Tulisan->> Insert Merge Field ->> Nama Peserta

6. Ganti Foto dengan cara Hapus Foto ->> Menu Tab Insert ->> Quick Parts ->> Fields ->> Include Pictures

7. Pada kolom Filename or URL Isikan sampel directory lokasi saah satu foto, nantinya nama foto akan diganti dan dibuat otomatis.
Contoh: D:\ADSENSE\MAIL MERGE\FILE\foto-peserta\sainsa.jpg
8. Centang Rezise Horizontally From Source
9. Centang Rezise Vrtically From Source
10. Klik OK.

11. Tekan ALT+F9

12. Gambar akan berubah menjadi teks seperti berikut:
{INCLUDEPICTURE  "D:\\ADSENSE\\MAIL MERGE\\FILE\\foto-peserta\\sainsa.jpg" \x \y  \* MERGEFORMAT}
13. Ubah nama file awal dengan nama file gambar dari File excel Daftar Peserta caranya, 
a. Blok Nama File lama contoh: sainsa.jpg
b. Piih Mailing ->> Insert Merge Field ->> Foto_peserta
14. Script/kode foto akan berganti menjadi:
{ INCLUDEPICTURE  "D:\\ADSENSE\\MAIL MERGE\\FILE\\foto-peserta\\{MERGEFIELD Foto_Peserta}" \x \y  \* MERGEFORMAT }
15. Block Cell Kartu Peserta yang sudah jadi. cara blok ada aturan khusus, yaitu seluruh cell Kartu Peserta harus terblock, tidak boleh hanya tulisannya saja yang ter block. Perhatikan Gambar dibawah ini.




16. Setelah ter-block dengan benar, silahkan Copy (Ctrl+C) 
17 Paste (Ctrl + V) di Cell tabel yang masih Kosong ->> Dalam posisi Ter Block Sempurna Pilih ->> Mailing ->> Rules ->> Next Record lihat gambar di bawah ini:

Next Record bertujuan agar, nama peserta yang tampil dalam satu halaman dapat urut dan tidak double.
18. Ulangi langkah ke 17 sampai cell ke 4 (Jangan lupa next record Setiap selesai paste).

19. Tekan ALT+F9 Lagi.

20. Gambar tampil kembali namun seluruh kartu nama memiliki gambar yang sama bahkan setelah kita klik Preview Results.
21. Pilih Mailing ->> Finish Merge ->> Edit Individual Documents ->> Piih All
22. Muncul semua document Kartu Peserta->> Tekan CTRL+A
23. Tekan tombol F9

24. Maka gambar akan berubah sesuai urutan nama di Daftar Peserta (Ms. Excel)

Demikian tutorial tentang membuat kartu nama berfoto menggunakan mail merge. Semoga bermanfaat. Saran dari saya, untuk mempelajari mail merge yang mudah, silahkan baca dan ikuti dari tutorial nomor satu, kemudian urut tutorial nomor dua, baru terakhir tutorial ini (Pembuatan Kartu Peserta Berfoto menggunakan mail merge). Video proses pembuatan kartu peserta berfoto menggunakan Mail Merge akan segera saya upload di bawah postingan ini.
Jangan lupa, like, comment, dan subscribe youtube channel onny putranto disini, untuk mendapatkan update tutorial IT terbaru. Terima kasih.

MEMBUAT SERTIFIKAT PLUS FOTO PENERIMA MENGGUNAKAN MAIL MERGE

thumbnail

Assalamualaikum Wr. Wb
Postingan ini melanjutkan postingan sebelumnya tentang mail merge yang bejudul MEMBUAT SERTIFIKAT MENGGUNAKAN MAIL MERGE (MICROSOFT WORD & MICROSOFT EXCEL). Postingan sebelumnya kita sudah praktek membuat sertifikat dalam jumlah banyak namun waktu singkat. Kurang bagus jika sertifikat yg dibuat tidak disertai foto penerima sertifikat. Kita tidak perlu memasukkan foto satu persatu ke dalam sertifikat, atau bahkan kita tidak perlu menempel satu persatu foto di sertifikat. Foto akan jadi satu paket dalam sertifikat saat di cetak.
Tutorial ini juga dapat digunakan untuk membuat desain kartu pelajar, kartu tanda anggota suatu instansi, dll, karena pasti dalam kartu anggota pasti ada foto pemilik. Tutorial ini juga dapat di kombinasikan pada tutorial selanjutnya, tentang mail merge beda record dalam satu halaman untuk menghemat kertas. Berikutnya langsung saja kita mulai tutorialnya. Bagi yang belum paham tentang mail merge, bisa dibaca tutorial sebelumnya disini. Tutorial ini merupakan praktek lanjutan dari tutorial sebelumnya tentang pembuatan sertifikat masal dengan tambahan foto penerima. File praktek yang digunakan sama dengan postingan sebelumnya, hanya sedikit kita modifikasi. File praktek dapat diunduh disini.

A. ALAT DAN BAHAN
1. File sertifikat (Ms. Word) yang sudah kita unduh.
2. File daftar nama peserta (Ms. Excel) yang sudah kita unduh.
3. Foto penerima sertifikat.
B. LANGKAH-LANGKAH
1. Buat folder baru ->>Beri nama folder "Foto-Peserta".
2. Letakkan semua foto peserta ke dalam folder "Foto-Peserta"

3. Agar lebih mudah letakkan folder "Foto Peserta", File Sertifikat (Ms. Word), File daftar peserta (Ms. Excel) ke dalam 1 folder.

4. Agar lebih mudah, beri nama foto sesuai nama peserta tanpa spasi/ ganti spasi dengan "-" karakter minus.
5. Agar lebih mudah pastikan format file semua foto sama contoh *.jpg atau *.png.
6. Pada file Daftar Peserta (Ms. Excel) tambahkan kolom "Foto Peserta"di sebelah kolom" Status Peserta".
7. Masukkan nama file foto, sesuai baris pemiliknya, beserta format filenya. Contoh: onny-putranto.jpg

Cara tulis nama file foto yang cepat dengan menggati spasi menjadi "-".

a. Buat kolom Foto Peserta
b. Kita ganti spasi menjadi "-" menggunakan perintah SUBSTITUTE dengan sintaks sbagai berikut
=substitute(kolom nama,karakteryg mau diganti,karakter baru)
Hasilnya
=substitute(a2," ","-")
c. Kita tambahkan format gambar (*.jpg atau *.png) secara otomatis di belakang nama fie degan perintah penggabungan teks dengan sintaks sebagai berikut:
=substitute(kolom nama,karakteryg mau diganti,karakter baru)&".jpg"
Hasilnya
=substitute(a2," ","-")&".jpg"
d. Karena penamaan gambar pada tutorial ini menggunakan huruf kecil, maka peru ditambah perintah konversi teks ke huruf kecil yaitu LOWER dengan sintaks sebagai berikut:
=lower(substitute(kolom nama,karakteryg mau diganti,karakter baru)&".jpg")
Hasilnya
=lower(substitute(a2," ","-")&".jpg")
e. Dari uraian point a, b, c, d maka diperoleh rumus lengkap:
=lower(substitute(a2," ","-")&".jpg")
f. Selebihnya kita tinggal copy paste formula untuk baris berikutnya.


8. Tutup File Daftar Peserta (Ms. Excel)
9. Buka File Format Sertifikat (Ms. Word)
10. Gunakan langkah untuk melakukan mailing seperti tutorial sebelumnya, baca disini
11. Hapus gambar lokasi foto.
12. Pilih Insert ->> Quick Parts ->> Field


13. Pilih IncludePicture
14. Pada kolom Filename or URL Isikan sampel directory lokasi saah satu foto, nantinya nama foto akan diganti dan dibuat otomatis.
Contoh: D:\ADSENSE\MAIL MERGE\FILE\foto-peserta\sainsa.jpg
15. Centang Rezise Horizontally From Source
16. Centang Rezise Vrtically From Source
17. Klik OK.
18. Muncul gambar foto
19. Tapi jika kita menjaankan mailing di preview result, foto akan tetap dan tidak mau berubah.
20. Tekan ALT+F9
21. Gambar akan berubah menjadi teks seperti berikut:
{INCLUDEPICTURE  "D:\\ADSENSE\\MAIL MERGE\\FILE\\foto-peserta\\sainsa.jpg" \x \y  \* MERGEFORMAT}

22. Ubah nama file awal dengan nama file gambar dari File excel Daftar Peserta caranya, 
a. Blok Nama File lama contoh: sainsa.jpg
b. Piih Mailing ->> Insert Merge Field ->> Foto_peserta

23. Script/kode foto akan berganti menjadi:
{ INCLUDEPICTURE  "D:\\ADSENSE\\MAIL MERGE\\FILE\\foto-peserta\\{MERGEFIELD Foto_Peserta}" \x \y  \* MERGEFORMAT }

24. Tekan kembali ALT+F9 tapi gambar masih tetap ya...!
25. Pilih Mailing ->> Finish Merge ->> Edit Individual Documents ->> Piih All
26. Muncul semua document sertifikat ->> Tekan CTRL+A
27. Tekan tombol F9
28. Maka gambar akan berubah sesuai urutan nama di Daftar Peserta (Ms. Excel)
29. Selesai Tinggal Print.
Tutorial berikutnya kita akan membahas kelanjutan paket tutorial ini yaitu bagaimana Membuat Kartu Nama Masal Dengan Foto yang terdiri banyak record dalam satu halaman. Demikian postingan dari saya. Semoga bermanfaat. Tutorial video akan saya tampilkan di channel youtube saya disini. Atau bisa disimak di video berikut ini:

Mohon bantuan subscribe, like dan komen channel youtube saya 
Terima kasih.