MEMBUAT KARTU PESERTA BERFOTO MENGGUNAKAN MAIL MERGE (JUMLAH BANYAK+FOTO+SATU HALAMAN BANYAK KARTU)

thumbnail
Assalamualaikum wr. wb
Postingan ini merupakan kelanjutan dari paket tutorial mail merge. Agar tutorial ini nyambung bagi dengan tutorial sebelumnya, alangkah baiknya silahkan baca postingan sebelumnya berikut:
1. MEMBUAT SERTIFIKAT MENGGUNAKAN MAIL MERGE (MICROSOFT WORD & MICROSOFT EXCEL)
2. MEMBUAT SERTIFIKAT PLUS FOTO PENERIMA MENGGUNAKAN MAIL MERGE
Tutorial ini mirip dengan tutorial nomor 2 pada postingan saya mengenai pembuatan sertifikat plus foto menggunakan mail merge, yang membedakan adalah jumlah data mail merge dalam satu halaman, contoh tutorial nomor dua, di dalam satu halaman terdiri dari satu data sertifikat, namun berbeda pada tutorial kali ini yaitu di dalam satu halaman terdiri dari beberapa data kartu peserta.

A. MANFAAT TUTORIAL

1. Menghemat Kertas saat pencetakan(1 Lembar kertas terdiri dari beberapa Kartu Peserta)
2. Menyeragamkan format kartu peserta dari seluruh peserta.
3. Menghemat waktu.

B. ALAT DAN BAHAN

1. File Format Kartu Peserta(Ms. Word) yang sudah kita unduh.
2. File Daftar Nama Peserta (Ms. Excel) yang sudah kita unduh (Sama dengan file pada tutorial Nomor 2).
3. Foto Peserta  (Sama dengan file pada tutorial Nomor 2)..

C. LANGKAH-LANGKAH

1. Tutup File Daftar Peserta (Ms. Excel)

2. Buka File Format Kartu Peserta(Ms. Word) atau buat tabel dengan 2 baris dan 2 kolom.
3. Gunakan langkah untuk melakukan mailing seperti tutorial sebelumnya, baca disini
Untuk mengingat pilih menu Mailing ->> Select Recipients ->> Use Existing List ->> Cari file Excel ->> Pilih Sheet Nya. Seperti gambar ilustrasi dibawah ini:




4. Ganti Tulisan Peserta dengan cara Block Tulisan->> Insert Merge Field ->> Status Peserta

5. Ganti Tulisan Nama Peserta (Onny Dripidha Martha Putranto) dengan cara Block Tulisan->> Insert Merge Field ->> Nama Peserta

6. Ganti Foto dengan cara Hapus Foto ->> Menu Tab Insert ->> Quick Parts ->> Fields ->> Include Pictures

7. Pada kolom Filename or URL Isikan sampel directory lokasi saah satu foto, nantinya nama foto akan diganti dan dibuat otomatis.
Contoh: D:\ADSENSE\MAIL MERGE\FILE\foto-peserta\sainsa.jpg
8. Centang Rezise Horizontally From Source
9. Centang Rezise Vrtically From Source
10. Klik OK.

11. Tekan ALT+F9

12. Gambar akan berubah menjadi teks seperti berikut:
{INCLUDEPICTURE  "D:\\ADSENSE\\MAIL MERGE\\FILE\\foto-peserta\\sainsa.jpg" \x \y  \* MERGEFORMAT}
13. Ubah nama file awal dengan nama file gambar dari File excel Daftar Peserta caranya, 
a. Blok Nama File lama contoh: sainsa.jpg
b. Piih Mailing ->> Insert Merge Field ->> Foto_peserta
14. Script/kode foto akan berganti menjadi:
{ INCLUDEPICTURE  "D:\\ADSENSE\\MAIL MERGE\\FILE\\foto-peserta\\{MERGEFIELD Foto_Peserta}" \x \y  \* MERGEFORMAT }
15. Block Cell Kartu Peserta yang sudah jadi. cara blok ada aturan khusus, yaitu seluruh cell Kartu Peserta harus terblock, tidak boleh hanya tulisannya saja yang ter block. Perhatikan Gambar dibawah ini.




16. Setelah ter-block dengan benar, silahkan Copy (Ctrl+C) 
17 Paste (Ctrl + V) di Cell tabel yang masih Kosong ->> Dalam posisi Ter Block Sempurna Pilih ->> Mailing ->> Rules ->> Next Record lihat gambar di bawah ini:

Next Record bertujuan agar, nama peserta yang tampil dalam satu halaman dapat urut dan tidak double.
18. Ulangi langkah ke 17 sampai cell ke 4 (Jangan lupa next record Setiap selesai paste).

19. Tekan ALT+F9 Lagi.

20. Gambar tampil kembali namun seluruh kartu nama memiliki gambar yang sama bahkan setelah kita klik Preview Results.
21. Pilih Mailing ->> Finish Merge ->> Edit Individual Documents ->> Piih All
22. Muncul semua document Kartu Peserta->> Tekan CTRL+A
23. Tekan tombol F9

24. Maka gambar akan berubah sesuai urutan nama di Daftar Peserta (Ms. Excel)

Demikian tutorial tentang membuat kartu nama berfoto menggunakan mail merge. Semoga bermanfaat. Saran dari saya, untuk mempelajari mail merge yang mudah, silahkan baca dan ikuti dari tutorial nomor satu, kemudian urut tutorial nomor dua, baru terakhir tutorial ini (Pembuatan Kartu Peserta Berfoto menggunakan mail merge). Video proses pembuatan kartu peserta berfoto menggunakan Mail Merge akan segera saya upload di bawah postingan ini.
Jangan lupa, like, comment, dan subscribe youtube channel onny putranto disini, untuk mendapatkan update tutorial IT terbaru. Terima kasih.

MEMBUAT SERTIFIKAT PLUS FOTO PENERIMA MENGGUNAKAN MAIL MERGE

thumbnail

Assalamualaikum Wr. Wb
Postingan ini melanjutkan postingan sebelumnya tentang mail merge yang bejudul MEMBUAT SERTIFIKAT MENGGUNAKAN MAIL MERGE (MICROSOFT WORD & MICROSOFT EXCEL). Postingan sebelumnya kita sudah praktek membuat sertifikat dalam jumlah banyak namun waktu singkat. Kurang bagus jika sertifikat yg dibuat tidak disertai foto penerima sertifikat. Kita tidak perlu memasukkan foto satu persatu ke dalam sertifikat, atau bahkan kita tidak perlu menempel satu persatu foto di sertifikat. Foto akan jadi satu paket dalam sertifikat saat di cetak.
Tutorial ini juga dapat digunakan untuk membuat desain kartu pelajar, kartu tanda anggota suatu instansi, dll, karena pasti dalam kartu anggota pasti ada foto pemilik. Tutorial ini juga dapat di kombinasikan pada tutorial selanjutnya, tentang mail merge beda record dalam satu halaman untuk menghemat kertas. Berikutnya langsung saja kita mulai tutorialnya. Bagi yang belum paham tentang mail merge, bisa dibaca tutorial sebelumnya disini. Tutorial ini merupakan praktek lanjutan dari tutorial sebelumnya tentang pembuatan sertifikat masal dengan tambahan foto penerima. File praktek yang digunakan sama dengan postingan sebelumnya, hanya sedikit kita modifikasi. File praktek dapat diunduh disini.

A. ALAT DAN BAHAN
1. File sertifikat (Ms. Word) yang sudah kita unduh.
2. File daftar nama peserta (Ms. Excel) yang sudah kita unduh.
3. Foto penerima sertifikat.
B. LANGKAH-LANGKAH
1. Buat folder baru ->>Beri nama folder "Foto-Peserta".
2. Letakkan semua foto peserta ke dalam folder "Foto-Peserta"

3. Agar lebih mudah letakkan folder "Foto Peserta", File Sertifikat (Ms. Word), File daftar peserta (Ms. Excel) ke dalam 1 folder.

4. Agar lebih mudah, beri nama foto sesuai nama peserta tanpa spasi/ ganti spasi dengan "-" karakter minus.
5. Agar lebih mudah pastikan format file semua foto sama contoh *.jpg atau *.png.
6. Pada file Daftar Peserta (Ms. Excel) tambahkan kolom "Foto Peserta"di sebelah kolom" Status Peserta".
7. Masukkan nama file foto, sesuai baris pemiliknya, beserta format filenya. Contoh: onny-putranto.jpg

Cara tulis nama file foto yang cepat dengan menggati spasi menjadi "-".

a. Buat kolom Foto Peserta
b. Kita ganti spasi menjadi "-" menggunakan perintah SUBSTITUTE dengan sintaks sbagai berikut
=substitute(kolom nama,karakteryg mau diganti,karakter baru)
Hasilnya
=substitute(a2," ","-")
c. Kita tambahkan format gambar (*.jpg atau *.png) secara otomatis di belakang nama fie degan perintah penggabungan teks dengan sintaks sebagai berikut:
=substitute(kolom nama,karakteryg mau diganti,karakter baru)&".jpg"
Hasilnya
=substitute(a2," ","-")&".jpg"
d. Karena penamaan gambar pada tutorial ini menggunakan huruf kecil, maka peru ditambah perintah konversi teks ke huruf kecil yaitu LOWER dengan sintaks sebagai berikut:
=lower(substitute(kolom nama,karakteryg mau diganti,karakter baru)&".jpg")
Hasilnya
=lower(substitute(a2," ","-")&".jpg")
e. Dari uraian point a, b, c, d maka diperoleh rumus lengkap:
=lower(substitute(a2," ","-")&".jpg")
f. Selebihnya kita tinggal copy paste formula untuk baris berikutnya.


8. Tutup File Daftar Peserta (Ms. Excel)
9. Buka File Format Sertifikat (Ms. Word)
10. Gunakan langkah untuk melakukan mailing seperti tutorial sebelumnya, baca disini
11. Hapus gambar lokasi foto.
12. Pilih Insert ->> Quick Parts ->> Field


13. Pilih IncludePicture
14. Pada kolom Filename or URL Isikan sampel directory lokasi saah satu foto, nantinya nama foto akan diganti dan dibuat otomatis.
Contoh: D:\ADSENSE\MAIL MERGE\FILE\foto-peserta\sainsa.jpg
15. Centang Rezise Horizontally From Source
16. Centang Rezise Vrtically From Source
17. Klik OK.
18. Muncul gambar foto
19. Tapi jika kita menjaankan mailing di preview result, foto akan tetap dan tidak mau berubah.
20. Tekan ALT+F9
21. Gambar akan berubah menjadi teks seperti berikut:
{INCLUDEPICTURE  "D:\\ADSENSE\\MAIL MERGE\\FILE\\foto-peserta\\sainsa.jpg" \x \y  \* MERGEFORMAT}

22. Ubah nama file awal dengan nama file gambar dari File excel Daftar Peserta caranya, 
a. Blok Nama File lama contoh: sainsa.jpg
b. Piih Mailing ->> Insert Merge Field ->> Foto_peserta

23. Script/kode foto akan berganti menjadi:
{ INCLUDEPICTURE  "D:\\ADSENSE\\MAIL MERGE\\FILE\\foto-peserta\\{MERGEFIELD Foto_Peserta}" \x \y  \* MERGEFORMAT }

24. Tekan kembali ALT+F9 tapi gambar masih tetap ya...!
25. Pilih Mailing ->> Finish Merge ->> Edit Individual Documents ->> Piih All
26. Muncul semua document sertifikat ->> Tekan CTRL+A
27. Tekan tombol F9
28. Maka gambar akan berubah sesuai urutan nama di Daftar Peserta (Ms. Excel)
29. Selesai Tinggal Print.
Tutorial berikutnya kita akan membahas kelanjutan paket tutorial ini yaitu bagaimana Membuat Kartu Nama Masal Dengan Foto yang terdiri banyak record dalam satu halaman. Demikian postingan dari saya. Semoga bermanfaat. Tutorial video akan saya tampilkan di channel youtube saya disini. Atau bisa disimak di video berikut ini:

Mohon bantuan subscribe, like dan komen channel youtube saya 
Terima kasih.

MEMBUAT SERTIFIKAT MENGGUNAKAN MAIL MERGE (MICROSOFT WORD & MICROSOFT EXCEL)

thumbnail
Assalamualaikum Wr. Wb
Postingan ini akan membahas bagaimana trik cepat membuat sertifikat untuk jumlah orang yang banyak. Ketika kita bekerja di suatu instansi, salah satunya instansi pendidikan, biasanya petugas pengolah data, staff IT atau staff tata usaha bertugas membuat rapot, sertifikat, absensi/daftar nama siswa. Jika ada tugas membuat sertifikat untuk siswa sekolah, maka tentunya pengolah data akan membuat sejumlah sertifikat sejumlah nama di daftar nama siswa. Bagimana jika, staff IT disuruh membuat sertifikat sejumlah siswa tersebut dengan waktu yang singkat namun dengan format tampilan yang sama?. Apakah harus dibuat secara manual dengan mengetik dan mengedit satu per satu?. Jika kita melakukan pembuatan sertifikat dengan mengetik secara manual dan satu-satu tentu akan memakan waktu yang sangat lama dan sia-sia.
Mail merge adalah fasilitas yang disediakan di microsoft word, untuk mengambil data dari sumber/database lain untuk dimasukkan ke dalam file document Microsoft Word mengikuti setting format di Microsoft Word. Tutorial dalam postingan ini akan mencoba membuat sertifikat dari Ms Word dengan sumbr data dari microsoft Excel. Berikut Pembahasannya.

A. ALAT DAN BAHAN

1. Format sertifikat dala bentuk Ms. Word
2. Sumber Data dari Ms. Excel.

B. FORMAT SERTIFIKAT DAN SUMBER DATA


1. Buat File Ms. Word seperti gambar berikut


GAMBAR 1. CONTOH FORMAT SERTIFIKAT DIBUAT DI MS. WORD

2.. Buat file Ms. Excel dengan kolom:
a. Nama Peserta
b. Status Peserta
GAMBAR 2. CONTOH FORMAT DAFTAR PESERTA DIBUAT DI MS. EXCEL

Pada fie Sertifikat yang di buat di Ms. Word isian nama peserta dan status peserta akan diambil secara otomatis dari sumber data Daftar Peserta yang sudah kita buat di Ms. Excel, melalui fasilitas Mailing/ Mail merge.

C. LANGKAH LANGKAH

1. Letakkan file Sertifikat (Ms. Word) dan File Daftar Pesrta (Ms.excel) di dalam satu folder.
2. PENTING: Jika kita akan memulai mailing (pengambilan sumber data dari excel) pastikan file excel dalam kondisi tertutup.
3. Buka File Sertifikat (Ms. Word).
4. Tutup File Daftar Peseta (Ms. Excel)
5. Pilih menu Mailing

6.Pilih Select Recipients
7. Pilih Use Existing List
8. Cari file Daftar Peserta (Ms. Excel)

10. Pilih sheet yang berisi daftar peserta (Dalam contoh tutorial ini, saya meletakkan daftar nama peserta di Sheet 1)



11. Jika sudah berhasil maka ganti kolom [nama peserta] dan [status peserta] menjadi otomatis.
12. Klik menu Insert Merge field.
13. Blog kolom Nama Peserta ->> Insert Merge Field ->> Nama Peserta
14. Blog kolom Nama Peserta ->> Insert Merge Field ->> Status Peserta

15. Tekan tombol Mailings->>Preview Result Untuk melihat hasilnya
16. Untuk melihat dan print keseluruhan tekan Finish Mail Merge->> Edit Individual Documents->> Piih All

17. Untuk melakukan pencetakan tinggal kita klik tombol Ctrl+P.
18. Atau bisa juga kita Save As Ke dalam bentuk PDF.
19 Selesai

Untuk praktek atau uji coba, anda dapat mengunduh file tersebut disini
Untuk tutorial video dapat dilihat disini:

Pada postingan berikutnya kita akan membahas "Tutorial mail merge otomatis dengan gambar/foto". Silahkan baca disini
Mohon bantuan subscribe, like dan komen channel youtube saya .Disini
Semoga artikel ini bermanfaat, dan dapat memudahkan pekerjaan anda dalam membuat sertifikat atau keperluan tugas kantr atau sekolah lainnya.
Wassalamualaikum wr. wb